Por ley, instituciones públicas deben de documentar todas sus actividades

• El Infoem, a través de su Comisionado José Guadalupe Luna, señaló que todo debe quedar registrado en un documento

Colima / México

Al participar en los “Diálogos rumbo a la implementación del modelo de gestión archivística”, el Comisionado del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios (Infoem), José Guadalupe Luna Hernández, sostuvo que las instituciones públicas por ley deben documentar todas las actividades realizadas en el ejercicio de sus facultades, competencias y funciones.

“Lo que haga la autoridad debe constar en un documento, que, a su vez, debe preservarse en archivos administrativos actualizados y resguardados”, aseguró en la mesa “Rumbo a la armonización e implementación de la Ley General de Archivos”.

En el estado de Colima, enfatizó que armonizar e implementar la Ley General de Archivos debe constituir una alta prioridad para las instituciones, ya que, si no lo hacen con oportunidad, los servidores públicos pueden hacerse acreedores a multas y sanciones.

Luna Hernández, también coordinador de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, subrayó que, en las entidades federativas, el mayor reto no se refiere a la armonización de la normatividad local con la general, sino a su implementación, en virtud de que contarán con un menor plazo para cumplir con las obligaciones ya definidas.

Asimismo, el comisionado aseveró que deben generarse las condiciones para que los sujetos obligados implementen el nuevo modelo de gestión archivística lo más pronto posible. Si este proceso presenta dificultades, los municipios tienen la opción de asociarse y firmar convenios para administrar un archivo regional, a fin de operar las políticas de gestión documental y cumplir con las disposiciones de la Ley General de Archivos.

José Guadalupe Luna Hernández añadió que resulta necesario que las instituciones inviertan en la contratación de personal especializado en el manejo de archivo y se aseguren de que estos servidores públicos permanezcan en ella, pues “no podemos seguir echando al bote de la basura los recursos de la institución capacitando al personal que después trasladamos a otras áreas”. De igual manera, puntualizó que los numerosos cambios de administración de las instituciones públicas no deben afectar la permanencia y conservación de los archivos.